英文書信格式範例:職場英文書信的主旨、內容這樣寫最正確!

英文書信格式範例:職場英文書信的主旨、內容這樣寫最正確!

巨匠外語

2023/05/17

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英文書信格式範例:職場英文書信的主旨、內容這樣寫最正確!

前言

相信很多想進外商或剛進外商的朋友們對英文書信的撰寫感到頭痛,除了格式之外,用字遣詞語氣文法都需要注意,最近幾年英文書信的格式變得越來越簡化,但是基本的架構仍然是不變的。讓我們一起來看看如何寫出有條理的英文書信吧!

寄件者的地址或Email(Sender's address)

所有的英文書信都是由寄件者的地址開始,如果是商業書信,我們會用公司而不是個人的Email。 例如:
John Doe
Gjun Group
Zhongshan N Rd.,
Zhongshan District,
Taipei City 104
john.doe@gjun.com.tw

日期

日期很重要,爲了避免以後有紛爭,我們一定會放日期在所有的商業書信裏面。順帶一提,由於各個國家對日期的設置方式有所不同,如果放阿拉伯數字很容易會搞混。舉例來説,2022年12月11日到底是12/11/2022 還是11/12/2022,如果解讀不同很容易會造成誤解,因此,我們一律用英文簡寫來表達月份。

Jan. 一月 July 七月
Feb. 二月 Aug. 八月
Mar. 三月 Sept. 九月
Apr. 四月 Oct. 十月
May. 五月 Nov. 十一月
June 六月 Dec. 十二月

收件者地址或Email (recipient’s address)

收件者的地址或email可以是公司或是您的聯繫窗口。以現在的科技來説,我們已經不會寫信或email給朋友或家人了,純粹是工作需要,所以格式和寄件者一樣。

例如:

Mary Jane
University of Washington
1410 NE Campus Parkway
Seattle, WA.
98195

信件主旨

信件主旨應該要簡單清楚明瞭,如果有時間、地點、人物或事件的話請把他們濃縮在一個句子裡面。例如:

  • Possibility of Collaboration
  • 尋求可能的合作機會)
  • Hello from John (Gjun Group) 
  • 自我介紹開頭)

尊稱

Dear + Last name (姓) 是最常見和最安全的稱呼,如果不知道名字只知道性別,可以用Dear Sir / Ma’am;如果是陌生開發,可以使用To whom it may concern。 此外,如果對方在回信中表明可以直接叫他/她的名,下次寫信時可以直接用Hi + first name (名); 如果對方並沒有表明可以直接稱呼他/她的名,下次寫信時還是要用Dear + Last name, 以免讓人覺得你在裝熟哦!

內文

內文的部分大致上分為 3 個段落,1.主旨、2.細節、3.結語。

主旨

通常在主旨的部分我們會把我是誰、代表什麽公司、和爲什麽寫這封Email給對方。這個段落不需要長,只要一兩個句子表明原因即可。

This is John from Gjun Group writing regarding the possibility of collaboration with your school as it is one of the top-ranked colleges in the world. We are a language school which continuously looks for opportunities to assist our students better.

這是巨匠集團的約翰寫信詢問未來與貴校合作的可能性。貴校一直都在世界大學排名上高居前幾名,而我們是一所語言學校一直不斷的在找尋能幫助我們學生更好的機會。

細節

在這個段落通常我們會用條列式的方式列出我們的問題或要求,比起冗長的句子,條列式的呈現方式比較容易一目瞭然。

As for our collaboration, there are some questions that need to be clarified before we move on to the next stage. The questions are the following:

  1. How many professors are available and willing to work with an oversea company?
  2. Is it possible for students who major in education to work with an oversea company?
  3. What are your terms and conditions for the collaboration?

在合作之前,我們有一些問題需要釐清,以下是我們的問題:

  1. 有多少教授能夠且願意跟外國公司合作?
  2. 有可能讓主修為教育的學生和外國公司合作嗎?
  3. 貴校對於合作的條件和但書是什麽?

結語

根據email的内容,結語大概可以分為下列三種情況:

  1. I am looking forward to hearing from you soon. 期待你的回覆。
  2. Please feel free to contact me anytime should you have any questions. 如果有任何問題請隨時聯係我。
  3. Thank you in advance and sorry for the inconvenience. 謝謝您也很抱歉對您造成不方便。

收尾

收尾的部分可以有一下幾種寫法:

  1. Yours sincerely, Yours faithfully, 意思都是“誠摯的敬上”,是用在正式書信的結尾。
  2. Best regards (BR) = 敬上,可以用在已經認識的客戶或商業夥伴。
  3. Regards = 以上,比較不正式,用在對下屬或不熟的人。

簽名

和一般書信不同的是,通常工作的Email都會有電子簽名檔,面包含了你的名字、你的職稱、還有公司的聯絡方式。這部分非常重要,如果對方有興趣和你聯絡,在簽名檔的部分就能找到電話第一時間聯絡你,可以增加成功的機會。

Example:

John Doe
Communication Specialist
Gjun Group
886-0800-231-381
john.doe@gjun.com.tw

在細部拆解英文書信的格式之後,會不會覺得商業書信沒有那麽困難了呢?希望同學們下次在寫信的時候能更得心應手喔! 若想學習更多《商業英文書信寫作》技巧,請點擊這裡,有更多詳細的教學喔!


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