職場英文信件寫作技巧:專業的開頭與結尾這樣寫

英文書信格式範例:職場英文書信的開頭與結尾,這樣寫最專業 !

巨匠外語

2023/01/11

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職場英文信件寫作技巧:專業的開頭與結尾這樣寫

前言

可能基本的英文書信,大家多少都知道,甚至可能看過或寫過。但是職場的英文書信呢?不只是加入幾個商用英文的單字片語或說法就算是職場的英文書信了喔。職場英文信件是有一定的要求的。

大家常見的英文書信開頭:dear

大家在英文書信上常見的開頭就是Dear,中文翻譯則是「親愛的」,但是請不要誤會,並非需要和對方很親密才可以用這個開頭。這是很常用的一種開頭,而且依照情況會用在正式的英文商業書信上或日常生活的英文書信往來,而意思也會有所不同。

依照情況來決定要用什麼開頭和結尾

‧申請工作

開頭要用Dear Sir / Madam,結尾要用Yours Faithfully。Dear Sir/Madam是尊稱,意思是【尊敬的先生/女士】,記得在寫的時候要兩者都寫,因為你不會知道對方是男的或女的。而Yours Faithfully則是「謹啟」。記得如果用Dear Sir/Madam則結尾要用Yours Faithfully,他們是一組的。

‧商業往來,詢問事宜

開頭可用Dear Mr./Ms. + 姓氏,結尾要用Yours Sincerely。在Yours Sincerely前面可以寫一兩句收尾的句子,因為是在詢問事宜,因此可寫:An early reply would be appreciated 或I look forward to hearing from you at your earliest convenience。

例句1:
An early reply would be appreciated.
我們會感謝您早日提供回應。

例句2:
I look forward to hearing from you at your earliest convenience.
期待在您最方便的時候獲得回覆。

常見的英文書信開頭 - 總整理

To Whom It May Concern

寫給一個單位或機構以及不知道誰會收到

Dear Sir/Madam

寫給某個職位的人,但是不知道實際是誰

Dear Mr. __________

知道對方是男士

Dear Ms. __________

知道對方是女士

Dear Dr. __________

知道對方是醫生或博士

Dear Prof. __________

知道對方是教授

Dear __________ (英語全名)

不清楚對方的性別

Dear colleague

寫給一群人,例如:同事們

常見的英文書信結尾 - 總整理

Yours Faithfully,
Sincerely Yours,
Respectfully,

當你開頭用Dear Sir/Madam或To Whom It May Concern

Sincerely

當你開頭用Dear Mr. / Ms. / Dr. / Prof. / 全名

Kind Regards,
Warm Regards,
Regards,

不那麼正式,但還是屬於商業方面的用語

Best,

可以與和交情較好的同事使用

以上,就是英文書信寫作時,一定要注意的開頭與結尾寫作中點,你都懂了嗎?若想學習更多《商業英文書信寫作》技巧,請點擊這裡,有更多詳細的教學喔!


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