在全球化的商業環境中，會議英文已成為職場人士的日常，無論是與國際客戶洽談、跨國團隊協作，還是參與大型商務論壇，流利的表達都能幫助我們展現專業形象。然而，許多人在面對英文會議時常感到緊張，不知道該如何開場，或是在討論激烈時該如何插話。本文將帶各位走過一場完整的模擬商業會議情境，從召開、主持、討論到總結，提供各階段最實用的例句與心法，讓大家在任何場合都能從容應對。
在進入具體例句前，我們先設定一個貫穿全篇的情境給大家想像：
【場景】：
旅遊公司專案經理 Harry 正在籌備一場跨國視訊會議，目的是與海外飯店集團討論「明年度獨家旅遊套餐」的合作提案。與會者包括對方的業務代表、法務以及行銷部門。
接著我們一起往下看不同階段情境的應用吧！
一、
會議英文常用例句：召開會議
一場成功合作的開端，往往取決於那封誠意滿滿的邀約。在旅遊業，計畫通常涉及多個季度與細節，因此在召開會議時，專案經理 Harry 需要透過 email 正式邀請對方參與會議，並清楚說明會議時間、議程與目的，讓對方感受到你的專業與重視。
正式發起會議-常用例句
- I'd like to schedule a video conference to discuss our exclusive travel package proposal for next year. （我想安排一場視訊會議來討論我們明年度的獨家旅遊套餐提案。）
- We need to arrange a meeting with your team regarding the partnership opportunity. （我們需要與貴團隊安排一場會議，討論合作機會。）
確認時間與時區-常用例句
- The meeting will be held on Thursday, March 15th at 2 PM GMT / 10 PM Taipei Time via Zoom. （會議將於 3 月 15 日星期四格林威治標準時間下午 2 點 / 台北時間晚上 10 點透過 Zoom 舉行。）
- Would next Tuesday at 9 AM your time work for everyone? I'll send the Zoom link once confirmed. （下週二你們當地時間早上 9 點方便大家嗎？確認後我會寄送 Zoom 連結。）
說明會議目的與參與者-常用例句
- The purpose of this meeting is to present our exclusive travel package proposal and discuss potential collaboration. （本次會議的目的是介紹我們的獨家旅遊套餐提案，並討論可能的合作。）
- We'd like to have your sales, legal, and marketing representatives join us for a comprehensive discussion. （我們希望貴公司的業務、法務與行銷代表能加入，進行全面的討論。）
【召開會議注意事項】
- 若是跨國會議需提前至少 1 週發送邀請，考慮對方的時區與工作時間安排
- 清楚列出會議議程，特別標註重點討論項目如「合約條款 」、「定價策略」等
- 使用世界時間轉換工具，並在邀請中同時標註雙方時區，避免混淆
- 附上提案簡報或相關背景資料，讓對方有充分時間審閱
- 確認視訊會議平台（Zoom、Teams、Google Meet 等），並提前測試連線，確保會議順暢
二、
會議英文常用例句：主持會議
作為主持人的 Harry 需要引導會議流程，先歡迎海外飯店集團的團隊成員，介紹雙方與會者，然後清楚說明今天的討論議程。由於是跨國合作會議，Harry 需要確保每個環節都清楚明確，並掌控會議時間。
開場與歡迎-常用例句
- Good morning, everyone. Thank you all for joining us today from different time zones. （大家早安，感謝各位從不同時區參與今天的會議。）
- Let me quickly introduce our team. I'm Harry, the project manager, and with me are Liz from our marketing team and Joe from our legal department. （讓我快速介紹我們的團隊。我是專案經理 Harry，與我一起的是行銷團隊的 Liz 和法務部門的 Joe。）
介紹議程-常用例句
- Today's agenda includes four main topics: our exclusive package proposal, pricing structure, marketing support, and contract terms. （今天的議程包含四個主要議題：我們的獨家套餐提案、定價結構、行銷支援和合約條款。）
- We have allocated 60 minutes for this meeting, so let's keep our discussion focused and efficient. （我們為這次會議分配了 60 分鐘，所以讓我們保持討論焦點與效率。）
推進議程-常用例句
- Let's move on to the next item on the agenda. （讓我們進入下一個議程項目。）
- I think we've covered this point thoroughly. Shall we proceed? （我認為這個重點我們已經充分討論了，可以繼續嗎？）
控制時間-常用例句
- We're running a bit behind schedule, so let's try to wrap this up. （我們有點落後進度了，讓我們試著總結一下。）
- We have 10 minutes left for this topic. （這個議題我們還有 10 分鐘。）
【主持會議注意事項】
- 跨國視訊會議中，主持人要特別注意網路延遲，說話速度適中、咬字清楚
- 開場時簡短介紹雙方與會者，有助於建立信任感與專業形象
- 適時確認視訊與音訊品質：「Can everyone hear me clearly?」（大家都聽得清楚嗎？）
- 注意文化差異，某些文化偏好較多寒暄，某些則偏好直接進入正題
- 使用共享螢幕展示議程或簡報，讓所有人同步資訊
- 記錄關鍵決議與行動項目，會後立即寄送會議紀錄給雙方
三、
會議英文常用例句：討論、詢問與會者意見
當討論進入核心階段，也就是所謂的「協商」，Harry 需要鼓勵對方表達意見、回應疑慮，並促進建設性的討論，以達成雙方都滿意的合作方案。
徵詢意見-常用例句
- What are your thoughts on the proposed pricing structure, Mr. John? （John 先生，您對提議的定價結構有什麼想法？）
- Does anyone from your legal team have any concerns about the exclusivity clause? （貴公司法務團隊對獨家條款有任何疑慮嗎？）
表達同意-常用例句
- I completely agree with your point about seasonal pricing adjustments. （我完全同意您關於季節性定價調整的觀點。）
- That's a great suggestion. We can definitely incorporate that into the proposal. （這是很好的建議。我們絕對可以將其納入提案中。）
- I'm on board with extending the booking window to 90 days. （我支持將預訂期限延長至 90 天。）
表達不同意見-常用例句
- With all due respect, I think a 6-month contract might be too short for both parties to see meaningful results. （恕我直言，我認為 6 個月的合約可能太短，雙方都難以看到實質成效。）
- I'd like to offer an alternative approach to the cancellation policy, if I may. （如果可以的話，我想針對取消政策提出另一種方案。）
提出問題-常用例句
- Could you clarify what you mean by 'flexible rate management'? （您能說明一下「彈性費率管理」是什麼意思嗎？）
- What would be the implications for marketing support if we agree to this partnership? （如果我們同意這項合作，對行銷支援會有什麼影響？）
補充說明-常用例句
- If I may add something here, our data shows strong demand in the Asian market for this type of package. （如果我可以在此補充，我們的數據顯示亞洲市場對這類套餐的需求相當高。）
- Just to build on what our marketing manager said, we're planning a comprehensive digital campaign. （延續我們行銷經理剛才說的，我們正規劃全面的數位行銷活動。）
【討論、詢問與會者意見注意事項】
- 跨國商業談判中，即使不同意對方觀點，也要保持高度尊重與專業態度
- 使用「I understand your concerns」、「That's a valid point」等語句展現同理心
- 提問時要具體明確，避免模糊問題造成誤解，特別是在非母語環境
- 積極傾聽對方發言，必要時做筆記，顯示你重視對方意見
- 文化敏感度很重要：歐美商務文化較直接，亞洲文化可能更委婉，需靈活調整溝通風格
- 法務與合約相關討論要特別謹慎，必要時請法務同事協助回應
- 定價與商業條款談判時，保持彈性但不輕易讓步，尋找雙贏方案
四、
會議英文常用例句：為會議內容做結論
一場成功的會議結尾一定要有「具體的行動」。作為主持人，Harry 需要總結會議重點、確認雙方同意的事項、釐清待解決問題，並明確後續行動步驟與負責人，為這次跨國合作會議畫下完美句點。
總結討論內容-常用例句
- Let me summarize what we've agreed upon today. （讓我總結一下我們今天達成的共識。）
- To recap, we've reached agreement on the package pricing structure, 12-month contract duration, and the 15% commission rate. （回顧一下，我們已就套餐定價結構、12 個月合約期限和 15% 佣金比例達成協議。）
確認決議與行動項目-常用例句
- So, our legal team will draft the contract by next Friday, and your team will review it within one week. Is that timeline feasible? （所以，我們的法務團隊將在下週五前起草合約，貴團隊會在一週內審閱。這個時程可行嗎？）
- Liz will prepare the marketing materials, and we'll send them to your marketing department for approval by the end of this month. （Liz 會準備行銷素材，我們將在本月底前寄給貴公司行銷部門審核。）
處理還未決議事項-常用例句
- There are still a few points we need to clarify, particularly regarding the cancellation policy for peak seasons. （還有幾個重點我們需要釐清，特別是關於旺季的取消政策。）
- We'll follow up on the insurance coverage details via email after consulting with our legal advisors. （我們會在諮詢法律顧問後，透過 email 跟進保險範圍的細節。）
設定後續追蹤-常用例句
- I'll send out the meeting minutes and action items list to all attendees by tomorrow morning. （我會在明天早上前寄出會議紀錄和行動項目清單給所有與會者。）
- Our next meeting will be scheduled in two weeks to review the draft contract and finalize any outstanding issues. （我們下次會議將安排在兩週後，檢視合約草案並敲定任何未解決的問題。）
- Please feel free to reach out to me directly if you have any questions or concerns before our next meeting. （在下次會議前，如果有任何問題或疑慮，請隨時直接聯繫我。）
結束會議-常用例句
- Thank you all for your time and constructive discussion today. I'm excited about this partnership opportunity. （感謝大家今天撥冗參與並進行建設性的討論。我對這次合作機會感到興奮。）
- Thanks everyone for joining across different time zones. Have a great day ahead! （謝謝大家跨越不同時區參與會議。祝大家有美好的一天！）
【為會議內容做結論注意事項】
- 清楚明確地總結決議，避免雙方對合作內容產生誤解
- 確認每個行動項目都有指定負責人、截止日期，並獲得對方確認
- 跨國合作中，會議紀錄（meeting minutes）應在 24 小時內發出，並確保雙方都收到
- 對於尚未決議的事情，明確說明後續處理方式與時間表，避免留下模糊空間
- 以正面、專業且友善的語氣結束會議，為長期合作關係奠定良好基礎
- 感謝對方跨時區參與會議，展現體貼與尊重
- 保留彈性空間：「We'll remain flexible on...」（我們會在⋯⋯保持彈性）展現合作誠意
五、
常見的開會英文單字
以下是商務會議中經常出現的實用單字，會按照不同的情境做區別：
1.會議英文基本用語
| 英文單字 |
中文翻譯 |
| Agenda |
議程 |
| Stakeholder |
利害關係人 |
| Minutes |
會議紀錄 |
| Chairperson |
主席（會議主導者） |
| Attendee |
出席者 |
| Budget |
預算 |
| Strategy |
策略 |
| Feasibility |
可行性 |
| Postpone |
延期 |
| Timeline |
時間表 |
| Objective |
目標 |
| Deadline |
截止日期 |
2.決策與表決相關英文
| 英文單字 |
中文翻譯 |
| Motion |
動議 |
| Resolution |
決議 |
| Proposal |
提案 |
| Vote |
投票 |
| Consensus |
共識 |
3.行動與執行相關英文
| 英文單字 |
中文翻譯 |
| Action item |
行動項目 |
| Follow-up |
後續追蹤 |
| Deliverable |
可交付成果 |
| Feedback |
回饋意見 |
| Implementation |
執行 |
六、
「會議」的英文都是 Meeting 嗎？搞懂各會議規模、避免出糗！
在英文中，「會議」有多種說法，不同用詞代表不同的規模、正式程度與目的。以下 8 種不同的會議英文提供給各位參考，幫助你在收到會議邀請時，能事先做好準備。
1. Meeting（會議）
- 規模：小到中型（2-20 人）
- 正式程度：中等
- 情境：常見的會議用詞，適用於日常工作討論、專案會議、部門會議等
- 例句：We have a team meeting every Monday morning. （我們每週一早上有團隊會議。）
- 準備重點：了解議程、準備相關資料、準時出席
2.Conference（研討會/大型會議）
- 規模：大型（數十到數千人）
- 正式程度：正式
- 情境：產業研討會、學術會議、年度大會、國際論壇
- 例句：She's attending the Global Tech Conference in Singapore next month. （她下個月將參加在新加坡舉行的全球科技研討會。）
- 準備重點：準備名片、正式商務服裝、可能需要準備簡報或海報、規劃社交活動
3.Seminar（研討會/講座）
- 規模：中型（20-100 人）
- 正式程度：較正式
- 情境：教育性質、專題演講、培訓課程、知識分享會
- 例句：We're hosting a seminar on digital marketing strategies. （我們將舉辦數位行銷策略研討會。）
- 準備重點：準備筆記本、可能需要互動參與、帶著學習心態
4.Workshop（工作坊）
- 規模：小到中型（5-30 人）
- 正式程度：非正式到中等
- 情境：實作導向、技能培訓、團隊建設、創意發想
- 例句：Join our design thinking workshop this Friday. （本週五加入我們的設計思考工作坊。）
- 準備重點：準備動手參與、穿著舒適、帶著開放心態
5.Briefing（簡報會/說明會）
- 規模：小到中型（5-30 人）
- 正式程度：正式
- 情境：資訊傳達、專案啟動、狀況更新、危機溝通
- 例句：The CEO will give a briefing on the merger plans. （執行長將針對併購計畫進行簡報。）
- 準備重點：主要是聆聽與接收資訊、可能需要做筆記、準備提問
6.Huddle（簡短會議）
- 規模：小型（2-10 人）
- 正式程度：非正式
- 情境：快速同步、站立會議、日常更新、敏捷開發中的 Daily Standup
- 例句：Let's have a quick huddle before lunch. （我們午餐前快速開個會。）
- 準備重點：簡短扼要、通常 15 分鐘內、重點式溝通
7.Summit（峰會）
- 規模：中到大型（50 人以上）
- 正式程度：非常正式
- 情境：高層會議、領袖會談、策略性討論
- 例句：World leaders gathered at the climate summit. （世界領袖齊聚氣候峰會。）
- 準備重點：正式服裝、高規格社交禮儀、可能會需要安全檢查
8.Teleconference / Video Conference（電話會議/視訊會議）
- 規模：不限
- 正式程度：依內容而定
- 情境：遠距會議、跨國協作、疫情時代的新常態
- 例句：We'll hold a video conference with our overseas partners. （我們將與海外夥伴舉行視訊會議。）
- 準備重點：測試設備、注意背景整潔、確保網路穩定、靜音禮儀
七、
除了以上，還有哪些必知的開會英文會話？
除了正式的會議討論，商務場合還有許多輕鬆但重要的互動時刻。以下四種情境分享給各位：
情境一：與鄰座交流
大型會議或研討會開始前，與鄰座寒暄是建立人脈的好機會，以下幾個實用例句大家遇到時就可以使用：
- Hi, I'm Abbie from the marketing department. Nice to meet you. （嗨，我是行銷部門的 Abbie。很高興認識你。）
- This is my first time at this conference. How about you? （這是我第一次參加這個研討會。你呢？）
- Do you work in this industry? （你在這個產業工作嗎？）
情境二：交換名片
在商務文化中，交換名片是重要禮節，以下幾個實用例句提供給大家：
- May I have your business card? （我可以拿你的名片嗎？）
- Here's my card. Please feel free to reach out anytime. （這是我的名片。請隨時聯繫。）
- I'd love to stay in touch. Do you have a card? （我想保持聯繫。你有名片嗎？）
情境三：協助確認座位
當會場需要對號入座或你不確定座位安排時，可以試試以下這些例句：
- Excuse me, where should I sit? （不好意思，我應該坐哪裡？）
- Is there assigned seating, or can we sit anywhere? （有指定座位嗎，還是可以隨意坐？）
- Could you help me find my seat? My name is... （你能幫我找座位嗎？我的名字是⋯⋯）
情境四：會後社交
會議結束後的交流往往是建立深厚關係的關鍵，以下例句給大家參考：
- That was a great presentation. I really enjoyed your insights on... （那是很棒的簡報。我很喜歡你對⋯⋯的見解。）
- Would you like to grab a coffee and continue this discussion? （要不要喝杯咖啡繼續討論？）
- It was great meeting you. I hope we can collaborate in the future. （很高興認識你。希望未來我們能合作。）
八、
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掌握會議英文並非一蹴可幾，但只要從最基礎的固定例句開始累積，並在實戰中勇敢開口，你會發現其實是建立跨國人脈與展現價值的絕佳平台。另外，別被口音或文法的小瑕疵絆住腳，即使是母語人士也難免會犯錯，溝通的關鍵不在於完美，而在於「連結」。只要保持自信、積極傾聽，並表達清楚的觀點，你就能掌握成功會議的核心要素喔！