Excel VBA是什麼?有什麼功用?時常整理數據資料的你不能不知道Excel VBA是什麼!

Excel VBA是什麼?全面解析讓你自動辦公,別再土法煉鋼!

窩課360

2021/06/27

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辦公室必備的Excel VBA

在辦公室使用Excel軟體整理數據資料時,有時候恨不得讓一些數據處理方式能變成常用功能,或是一次需要套用至少3個以上的公式進行複製貼上。

若有上述煩惱或困擾的人,你需要了解Excel VBA是什麼!VBA的全名為Visual Basic for Application,其主要使用目的是為Microsoft Office的應用程式設計出使用者所需之功能,讓使用者可以自己進行應用程式之二次開發。

Excel VBA是什麼?

Excel VBA的應用十分廣泛,或許很多人不知道它的用途為何,但它在業界十分受歡迎,舉凡需要用到Excel工作都可以用上,如:財務出納、會計人員、秘書助理及行政人員或其他辦公室人員等,只要在工作上需要用到Excel,並想要在提升工作效率者,皆可使用VBA來達成。

對於學生而言,VBA也十分推薦學習,其前身為VB語言,是以物件導向聞名的,對於沒學過程式語言或是程式設計的人,入手難度也較低,可以快速學會程式的基本語法及邏輯,以及設計程式的想法,且VBA不需要安裝或下載語言,僅需電腦裡面有Microsoft Office的軟體,也不像Python語言有版本不同,語法不同的問題。

程式初學者的你更該了解Excel VBA是什麼!

VBA推薦給程式初學者的原因主要有二,其一是因為VBA為高階語言,相較於難懂的低階語言,在程式碼的撰寫較為容易,且有物件導向的優勢,設計者能透過對於物件的使用指令進行構想,在設計程式的同時有初步的架構為依據。

其二是普及性高,VBA只要有Excel這種家用電腦或大部份公用電腦都會有的軟體就能進行撰寫及執行,也使其學習資源相對較多,無論是在哪個國家,都會有使用VBA作為辦公軟體,因此願意在網上分享VBA學習資源的人也不少。

使用Excel整理資料的時候,VBA是許多上班族的福音,當資料數量超過30筆以上,且存在多張報表或多筆紀錄要彙整,許多不熟悉Excel的使用者只能過土法煉鋼的方法,以人工的方式將符合規定及所需之資料進行篩選,往往造成時間及精力上的浪費。

但若熟悉VBA的人僅需花費10分鐘來撰寫程式碼後,便可以透過”一鍵秒殺”的方式,將所要之資料在數秒內自動篩選並呈現在空白頁面中,不但省時也省力,還能讓同事及主管對你刮目相看喔!

另一個最常被使用的功能為錄製巨集,當整理及篩選資料的操作過程固定又較為繁瑣時,可以透過錄製巨集,將執行指令及執行區域以錄影的方式記錄,並利用VBA將錄製的步驟寫進指令執行(如:按鍵執行、鼠標觸碰或雙擊特定區等)以觸發,往後在工作時,僅需打開Excel工作表單後,便可一鍵快速完成,不但大幅度提升工作效率外,還能減少枯燥煩悶的工作流程。

了解Excel VBA是什麼之後,若你對上述VBA常用功能感到興趣而想學習,不僅能在網路上語許多VBA使用者交流及學習,也可以透過【Excel VBA入門必學課】【Excel VBA一鍵搞定報表】等相關且受好評的課程去學習,讓工作效率可以大幅提升沒壓力!

EXCEL VBA 全面學習歷程

當了解Excel VBA是什麼、並學會其初階功能及操作之後,就能對於資料的快速篩選及簡易報表快速製作有初步的認識,但VBA的學習之路上還有很多可以學習及變化的地方,例如:自訂函數、資料分割與合併、程式碼的精簡還有Bug的快速修正等,都是VBA的進階功能,最大特色是將常用的功能作延伸或是多項整併,讓工作所需之程式能更完善,而最終目標還是為提高工作效率。

在初階功能整理資料時,常常用到VBA進行資料的篩選與整併,但若選取範圍由原先的幾張工作表變為多個檔案中整理呢?VBA進階課程可以解決初階學習者的困擾,只要將原先的程式框架做延伸與變通,還是可以輕鬆應付!但進階的內容還不只於此,進階課程還能教會你如何將程式碼做精簡地撰寫,無論是要製作財務報表或是客戶名單,皆能快速掌握!

函數自訂的課程相較之下比較困難,主要為整併需透過多個函數而完成之功能,以較精簡的程式碼快速做出符合使用者需求之函數,以往使用Excel的過程中,經常會使用到內建函數,但有些資料整併或是數值計算的過程中,內建函數不符合使用者所需,或想要產出的結果需要3個以上的內建函數結合才能得到。

但函數用的越多,公式編打的過程中也越容易出錯,這時透過VBA進行自訂函數,可以快速制訂出使用者所需之特定函數,減少因公式較冗長,造成編打錯誤的發生,讓工作失誤率達到最低!

若對VBA之進階使用法感興趣,可以透過【80組常用函數一次掌握】一次教會你 Excel VBA 的常用語法,全面提升 Excel 操作力;【設計專屬好用函數】教你動手設計函數,並學會管理自訂函數和【Excel VBA實戰技巧:學會資料合併與分割高速工作法 】等Excel VBA相關進階課程去學習,讓專業更上一層樓!

Excel VBA整合應用

VBA功能不只能在Excel中使用,在Microsoft Office軟體中皆能編寫且多項整合使用,在Word整理的表單,可以透過VBA的撰寫,快速輸入並顯示於Excel的工作表中。

你也可以透過VBA來自製Excel軟體介面,由於軟體授權問題,有些規模較小的企業及公司在客戶資料及銷貨單號等內部資料是透過Excel進行儲存及整理,以往都是透過對儲存格的輸入後再依照時間進行排序即顯示,但若透過VBA的整合,可以將多個Excel檔案進行串接,讓使用者打開檔案後,可以快速對自行設計之介面進行功能的選取及資料的輸入,大幅降低工作的繁瑣程度。

而VBA程式碼的撰寫能讓使用者在網路上爬蟲蒐集資訊時,以Excel作為儲存的媒介,為資料進行儲存後,讀入以其他語言建構好之機器學習模型,讓工作及生活更加便利!

VBA的整合應用範圍十分廣闊,若對於其他方面的整合應用,可以透過網路資源去了解更多,或你也能參考Excel VBA整合應用課程,讓自己的專業程度達到高手的境界,成為辦公室最閃耀的一顆星!

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