用 Best regards 才專業？英文信件結尾全指南

在英文信件中，「Best regards」是一種常見且萬用的結尾語，字面意思是「最誠摯的問候」，用來表達對收信人的尊重與善意。這個詞組最早源自 16～17 世紀的書信格式，當時人們常用各種「regards」開頭的語句來結尾，如「With kind regards」、「Sincere regards」等。隨著商業書信與電子郵件的普及，「Best regards」逐漸成為最常見的選擇之一，不僅語氣禮貌、專業，還能適用於多種場合，不論是初次聯繫、合作溝通或是日常往來，都不失體面，也讓它成為現代職場書信的首選。

雖然「Best regards」適用於多數場合，但不是每封信都一定要用它。根據不同的對象與溝通情境，選擇合適的英文信件結尾，才能精準傳達我們的語氣與立場。以下列出三種常見情境及對應的結尾方式，幫助大家靈活應用：

1. 上司、客戶：保持專業

• Best regards

  最常見且中性專業的結尾，表示「最誠摯的問候」，適用於大多數商業信件。

• Kind regards

  比 Best regards 多了一點溫柔語氣，仍保有專業感，適合用於客戶溝通或長期合作關係。

• Sincerely

  傳統正式寫法，常見於求職信、報價信、正式申請信，語氣較正式穩重。

• Yours sincerely

  英式英文中常見，用於「已知收信人姓名」的正式信件，較書面化，商務英語常用。

• Respectfully

  非常正式，用於向高階主管、政府機關或長官致信時，表達最高程度的尊重。

這類對象會建議使用較正式且穩重的結尾方式，傳遞我們對對方的尊重與專業態度。

2. 同事、合作夥伴：友善專業

• Warm regards

  比 Kind regards 更親切溫暖，適合建立良好工作關係時使用。

• With appreciation

  表達感謝之意，適合回覆協助、合作後的信件，或是結案報告等。

• Thanks again

  再次表達謝意，語氣輕鬆但不失禮貌，適合同事之間的往來。

• Thanks and regards

  結合感謝與問候，常見於印度或部分亞洲商業英文，但建議視文化使用。

• Looking forward to hearing from you

  表示期待對方回覆的禮貌用語，適合作為商務往來的結尾句搭配。

這些用法較親切，但仍具備一定的專業感，適合在職場中使用，尤其是與你有合作關係的人。

3. 對朋友、熟識的人：輕鬆、口語

• Cheers

  非常口語化，相當於「謝啦」「再見」，常見於英式英文，適合熟悉的同事或朋友。

• Talk soon

  表示保持聯絡的期待，適合平常對話後的友善結尾。

• Take care

  帶有關心語氣的結尾，適合朋友、離職告別信或較溫暖的信件。

• Best

  簡潔版的 Best regards，較輕鬆但仍保持基本禮貌，常見於內部信件或長期熟識對象。

• Have a great day!

  口語化且具正面情緒，適合朋友、夥伴或關係融洽的同事之間使用。

這些口語化的結尾比較溫暖，也較為輕鬆，適用於較熟悉、非正式的溝通對象。

想讓英文信件看起來專業又有條理，其實只要掌握幾個基本架構便能大幅提升專業度與信任感，無論是求職、商務聯絡、或日常工作往來，專業的英文信件大多遵循以下結構：

• 開場問候（Greeting）

  如 「Dear Mr. Chen,」 或 「Hi Jenny,」，通常【Dear】 屬於較正式用法，【Hi】則偏向熟悉對象，屬於較輕鬆的口吻。 若不確定對方性別或名稱拼法，可使用 Dear 「Job Title（職稱）」 或「 To whom it may concern」。

• 寫信目的、開場語（Opening）

  簡單說明你寫信的原因，例如：

  • I hope this email finds you well.（通用開場白）
  • I’m writing to follow up on our meeting last week.（說明動機）

  註：若是第一次聯絡、投履歷或 B2B ( Businese to Businese 企業對企業) 這種商業開發，就需要在第二步這邊簡單的自我介紹，說明你是誰、來自哪裡，再點出寫信目的。例如：「My name is Emma Chen, a freelance digital marketer specializing in SEO and e-commerce. I'm reaching out regarding…」。通常一兩句話即可，不需要寫成履歷或長篇大論，主要是讓對方知道你是誰與目的。

• 主體內容（Body）

  清楚列出要傳達的重點，可用條列方式讓內容更易讀。常見句型包括：

  • I would like to inform you that...
  • Please find attached...
  • Let me know if you have any questions.

  建議使用縮排或條列式，可提升閱讀流暢度。

• 結尾語句（Closing）

  禮貌地結束，並加入回覆邀請或祝福語，例如 ：

  • Please let me know if you have any questions.
  • Looking forward to your response.
  • Thank you for your time and consideration.
• 結尾敬語（Sign-off）

  這邊就是如同我們提到的「Best regards」這類英文信件結尾需要使用的地方，可依對象選擇適合的結尾語，例如：

  • Best regards,（通用商務場合）
  • Sincerely,（正式書信）
  • Cheers,（非正式、朋友）
• 簽名檔（Signature）

  在英文信件的結尾敬語（如 Best regards,）之後，加上簽名檔是職場通用標準做法。它像是數位名片，不僅讓收信人快速知道你是誰，也能在需要回覆或聯絡時盡快找到聯絡的方式。通常包含：

  • 姓名（全名或慣用名）
  • 職稱或身分
  • 公司名稱／品牌名稱
  • 聯絡方式（電話、Email）
  • 網站／作品集／LinkedIn（可依需求自行補充）
  • 品牌標語或一句話介紹（可依需求自行補充）
• 小技巧：

  • 建議用英文全名，避免使用只有暱稱的簽名，增加專業度。
  • 若是商業往來，可加上品牌 Logo 或品牌色
  • 可預設在 Email 客製化簽名區，寄信時自動加上，省時又一致。

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即使信件在語法與格式上已經無誤，若忽略了文化差異與書信禮節中的細節，仍可能讓收件人感到困惑或不悅，進而影響整體溝通效果。以下整理幾個常見的英文信件錯誤提醒，寫信前不妨再次確認，避免讓用心撰寫的內容因此打折。

1.未使用稱謂，直接進入主題

若在開頭未加上適當稱謂，例如 Dear John, 或 Hi Emma,，容易讓收件人感受到突兀與不夠禮貌，尤其在初次聯絡或正式往來中更應避免。即使語氣偏輕鬆，也建議保留基本的稱呼禮節。

2.省略結尾敬語，信件收尾突兀

信件若缺乏結尾敬語（如 Best regards,、Sincerely,），可能會使收件人覺得語氣過於簡略或結束得不夠妥當。適當的收尾語不僅體現專業，也有助於提升整體信件的完整度。

3.避免縮寫使用過度，影響專業形象

雖然英文中常見縮寫，例如 I’d、don’t 等日常用語，但在首次聯繫、商業往來或正式文件中，仍建議使用完整形式，像是 I would、do not，以維持專業性，避免語氣過於隨便。

4.段落內容冗長

英文商務信件講求簡潔明確，若段落過長或內容鋪陳過多，容易降低可讀性，影響對方理解重點。建議善用分段與條列方式，使資訊清楚呈現、邏輯更為清晰。

5.語氣避免直接，容易造成誤解

英文信件中若語氣過於直白，像是「Please do this.」，可能被誤解為命令語氣，造成收件人不適。建議改用較委婉的表達方式，例如【Could you please…】或【It would be appreciated if you could…】，展現尊重與合作態度。

若在英文信件撰寫上，仍常常卡在開場白、結尾用語，或不知如何禮貌地回覆與拒絕對方，不妨試試看窩課360 的《 職場 Email 寫作》課程。課程內容從書信架構的掌握開始，逐步引導你理解各類實用情境，並搭配精選句型、常見錯誤說明與寫作練習，協助各位有效提升英文 Email 的表達能力，建立寫作信心，讓職場溝通更流暢、得體。

英文 Email 的結尾語雖屬細節，卻對整封信件的氛圍與專業形象具有關鍵影響。無論是使用 Best regards 這類通用詞語，或依據收件對象選擇更為恰當的結尾方式，皆能有效傳遞禮貌與尊重。當我們以適當的詞語表達用心，便能在職場溝通中展現信賴感與說服力，讓每一封信件都達到理想的溝通效果喔！