職場英文信件寫作技巧：專業的開頭與結尾這樣寫

在英文書信開頭問候中，最常見的字眼莫過於「Dear」。許多人看到這個字，第一直覺反應往往是中文翻譯的「親愛的」，因此在寫信給嚴肅的客戶或長官時，心裡總覺得彆扭：「我們有熟到可以用 Dear 嗎？」深怕一不小心就被誤會是在「裝熟」。

但其實，英文書信裡的 Dear 並非一定要和對方關係親密才能使用，在傳統與禮儀中，「Dear」是一個非常普遍且實用的開頭方式，它代表的是一種「禮貌」與「尊重」，而非私人情感上的親密。

我們可以透過兩種常見情境，來理解「Dear」所傳達的不同語意：

1.在正式商業書信上

例如「Dear Mr. Smith」，這裡代表的是專業的敬意，地位相當於中文信件開頭的「...先生/小姐 鈞鑒」。

2.在日常生活往來中

例如「Dear Sam」，這裡則轉化為帶有友善、溫暖的意味，像是對朋友的親切招呼。

因此可以放心使用 Dear，它是最安全也最標準的起手式。不過隨著數位溝通的變遷，除了 Dear 之外，我們還有更多元的方式來展現風格。接下來，讓我們繼續看看如何根據不同情況，選擇合適的開場白吧！

選擇正確的英文書信開頭問候語，需要考量多個因素：與收件者的關係、溝通目的、以及信件的正式程度。除了開頭，結尾的搭配也同樣重要，這顯現了你對書信禮儀的掌握度。

以下我們先介紹兩種最常見的「開頭與結尾搭配公式」，再深入探討不同情境的應用。

常見開頭與結尾搭配公式-1.申請工作

• 開頭建議：Dear Sir / Madam
• 結尾搭配：Yours Faithfully
• 說明：「Dear Sir / Madam」意思是【尊敬的先生／女士】，當你完全不知道收信者的具體姓名，甚至不知道對方的性別時，這是一個保險的尊稱。記得在寫的時候要兩者「Sir / Madam」都寫，以示尊重。而與之搭配的結尾必須是「Yours Faithfully」，意思是「謹啟」，它們在傳統商業書信中是一組固定的「標準配備」

常見開頭與結尾搭配公式-2.商業往來、詢問事宜

• 開頭建議：Dear Mr./Ms. + 【姓氏】
• 結尾搭配：Yours Sincerely
• 使用說明：當你知道對方的姓氏，但關係尚未熟悉時，這是最得體的寫法。而與之搭配的結尾通常使用「Yours Sincerely」。在 Yours Sincerely 之前，建議可以加上一兩句客氣的收尾句，展現專業與期待。例如：
  • An early reply would be appreciated.（我們會感謝您早日提供回應。）
  • I look forward to hearing from you at your earliest convenience.（期待在您最方便的時候獲得回覆。）

掌握了經典規則後，以下我們針對 5 種現代職場與生活情境，來看看如何靈活運用英文書信開頭問候。

情境一、商業交流情境：

在商業環境中，專業度與禮貌是首要考量，但也需視雙方的合作頻率與公司文化進行調整，以下列出幾個常見的書信開頭問候給大家參考：

• Dear Mr./Ms. 【姓氏】
  • 範例：Dear Mr. Smith（致 Smith 先生）
  • 說明：這是最正式、最安全的標準寫法，適合首次聯繫、寫信給高階主管或不熟悉的長輩、前輩時，展現出「專業距離」與「敬意」。
• Dear 【全名】
  • 範例：Dear Ruby Cheh
  • 說明：當不確定對方性別，或想避免使用性別稱謂「Mr./Ms.」時，直接使用全名，既能保持正式感，又能巧妙避開假設對方性別的尷尬。
• Hello 【名字】 / Hi 【名字】
  • 範例：Hi Tom / Hello Mary
  • 說明：適用於與對方已經有多次往來，或是雙方公司文化較為輕鬆開放。這種開頭友善但不失專業，特別適合日常工作往來或與同階層同事的溝通。
• Dear Team / Greetings
  • 範例：Greetings
  • 說明：當需要寫信給一群人或不特定對象時，「Greetings」或「Dear Team」是最佳選擇。這種集體稱呼可以避免逐一列名漏掉的風險，也保持了應有的禮貌。在公司內部公告或團隊通知中特別常見。
• Good morning/afternoon 【名字】
  • 範例：Good morning Harry
  • 說明：在需要即時性的商業溝通中，可以根據發信時間使用「Good morning」或「Good afternoon」來展現細心程度。這種開頭適中偏正式，常用於需要快速回應的工作郵件或跨時區的國際商務往來。

情境二、求職情境：

求職信件的開頭至關重要，因為這可能是招募人員對我們的第一印象。在這個情境下，英文信件開頭問候語需要展現出你對專業度、職位的重視，以及公司的了解。以下是幾個常見的求職信件開頭問候方式：

• Dear Hiring Manager
  • 範例：Dear Hiring Manager
  • 說明：當無法找到具體負責人的姓名時，「Dear Hiring Manager」是最安全且專業的選擇，且比「To Whom It May Concern」更具針對性，顯示你知道這封信會被招募團隊閱讀。
• Dear 【招募人員全名】
  • 範例：Dear Emma Liu
  • 說明：如果能在職缺公告或公司網站上找到負責人的名字，務必使用具體姓名，這樣不僅展現了我們有做功課的態度，也讓信件更具個人化。
• Dear 【部門】 Team
  • 範例：Dear Marketing Team
  • 說明：如果是應徵特定部門的職位，且該公司文化較活潑時，這樣的用法能展現你對該部門的認同感，以及具備團隊合作的潛力。

情境三、校園師長情境：

與教授、老師或學校行政人員溝通時，英文 Email 開頭問候需要展現適當的尊重與學術禮儀。在學術環境中，階層與頭銜往往具有重要意義。以下列舉常見的英文開頭用法：

• Dear Professor 【姓氏】
  • 範例：Dear Professor Wang
  • 說明：這是寫信給大學教授的標準稱呼，除非教授明確說「Call me John」，否則要永遠保持這個尊稱才是最安全的，千萬不要直接叫名字，避免被誤會裝熟。
• Dear Dr. 【姓氏】
  • 範例：Dear Dr. Wang
  • 說明：當對方擁有博士學位（又稱 PhD）但非教授職，或者對方偏好被稱為 Dr. 時，用 Dr. 可以精準傳達你對其學術成就的敬重。
• Dear 【單位】 Staff
  • 範例：Dear Administration Staff（致行政人員）
  • 說明：當寫信給學校行政單位，如註冊組，或不知道具體承辦人時，【單位】＋Staff，會比用 Sir/Madam 更親切一點。
• Dear Dean【姓氏】/ Dear Director【姓氏】
  • 範例：Dear Dean Williams（致 Williams 院長）
  • 說明：與學院院長、系主任或行政主管溝通時，應使用其職務頭銜。這展現了你對學校階層結構的理解，也是對其職位的尊重。

情境四、長輩問候情境：

在與長輩或前輩進行英文信件往來時，無論是否有親屬關係，英文書信開頭問候語都需要特別注重禮貌與尊重。以下是常見的與長輩問候的信件開頭方式：

• Dear Mr. / Mrs. / Ms.【姓氏】
  • 範例：Dear Mr. Lin
  • 說明：對於不太熟悉的長輩或前輩，這是最安全的稱呼方式，不僅展現了適當的距離，也表達了尊重。如果對方是已婚女性且確定她偏好「Mrs.」，那麼請使用「Mrs.」；若不確定，則建議使用「Ms.」，是個比較中性的選擇。
• Dear Uncle/ Aunt【名字】
  • 範例：Dear Uncle Bob（致 Bob 叔叔）
  • 說明：對於有血緣關係或交情深厚的親戚長輩，使用「Aunt」或「Uncle」加上【名字】是英語系國家對親戚的稱呼習慣，既有輩分的尊重，又不失家人的親密感。
• Warm Greetings
  • 範例：Warm Greetings（溫暖的問候）
  • 說明：這其實不是稱呼，比較屬於一種溫暖的開場，對於久未聯繫的長輩或前輩，使用「Warm greetings」作為開頭能夠展現我們的溫暖與誠意。這樣的問候方式雖然不常見，但特別適合在重新建立聯繫或節日問候時使用，能夠拉近彼此的距離。

情境五、親友聯繫情境：

與朋友、家人進行英文通信時，英文 Email 開場白屬於更輕鬆自在的領域，可以根據交情深淺，展現最自然的自己。一般常見的方式有：

• Hi / Hey【名字】
  • 範例：Hi Daisy
  • 說明：這是朋友之間最常見的開頭。「Hi」較為普遍；「Hey」則更加輕鬆隨意，適合關係特別親近的朋友。
• Hello【暱稱】
  • 範例：Hello Buddy / Bestie（ 哈囉兄弟、姐妹）
  • 說明：屬於閨蜜、兄弟或家人之間專屬的綽號。使用暱稱能瞬間喚起彼此的共同回憶，增加信件的親密度。
• Hope you're doing well
  • 範例：Hope you're doing well（希望你一切都好）
  • 說明：屬於非常口語化的開頭，適合與年齡相近、關係親密的朋友使用。這種開頭方式直接進入對話狀態，就像面對面聊天一樣自然。不過，這種用法在較長時間沒聯繫或需要討論較嚴肅話題時可能不太適合。
• What's up/ How's it going
  • 範例：How's it going
  • 說明：屬於非常口語化的開頭，適合與年齡相近、關係親密的朋友使用。這類型的開頭方式是直接進入對話狀態，就像面對面聊天一樣自然。但如果是要討論正經、嚴肅的事情，或者是久未聯絡的朋友，則不建議使用。

許多人可能會疑惑：「一句簡單的英文書信開頭問候，真的有那麼重要嗎？」答案是肯定的。這個重要性超越了語言本身，更關乎人際溝通中最基本的 「禮貌」與「尊重」。我們可以從以下三個層面來看：

英文Email開場白重要性1：決定第一印象

Email 的開場白就等於見面時的「第一印象」。就像面對面交流時的眼神接觸與握手，這短短幾個字是書面溝通中建立聯繫的第一步。一個恰當的問候，能立即讓對方感受到你的誠意與專業，也助於後續的溝通更加順暢。

英文Email開場白重要性2：體現你的用心程度

正確的稱呼，代表了你的「用心」。在商業往來中，準確拼對姓名、用對頭銜，暗示了你花時間去了解對方；在向師長請教問題時，適當的敬語則傳達了你對知識與經驗的尊重。這種尊重是建立良好關係的基石，無論在任何文化背景下都是如此。

英文Email開場白重要性3：反映個人的文化素養

這其實也展現了你的軟實力。在全球化的環境中，若能了解並根據不同情境切換問候方式，顯示了你的國際視野與社交敏感度。這在職場上尤其重要，因為這直接影響到對方是否覺得你是個「上道」的人，進而願意認真看待你的信件內容。

了解了不同情境的問候方式後，還有一些重要的注意事項需要特別留意，這些細節往往決定了你的英文 Email 開場白是否真正達到了預期效果，避免造成誤會或讓對方感到不舒服。

1.確認對方的姓名拼寫與頭銜

這是最基本卻也最容易被忽略的細節。像是把「Annie」拼成「Anny」，或是把擁有博士學位的教授誤稱為「Mr.」，都會讓對方覺得你不夠重視或是被視為不專業的表現。所以在按下送出信件前，都要再三確認收件者姓名的正確拼寫，以及他們使用的頭銜。

2.性別代名詞的使用

在現代社會，性別認同議題備受重視，如果是無法透過名字判斷對方的性別，像是 Riely、Taylor 這種中性名字，或是偏好稱謂時，避免做出假設對方性別是很重要的。建議直接使用「全名」例如 Dear Taylor Lin，不要冒險使用「 Mr.」 或「 Ms.」，這樣也能讓對方感到你是一位注重細節的人。

另外，許多人現在也會在 Email 簽名或個人簡介中註明自己偏好的代名詞，像是 he/him、she/her、they/them 等，若是能留意這些資訊，也能展現你的尊重與敏銳度。

3.根據回覆調整正式程度

Email 往來其實是一場動態的對話。如果你在首封信中使用了正式的「Dear Mr. Johnson」，而對方回信時署名為「Tim」並使用了輕鬆的語氣，這通常是一個信號，表示你可以調整稱呼了。在下一封回信中，你可以自然地改用「Dear Tim」或「Hi Tim」，這顯示你懂得察言觀色，能跟上對方的溝通步調。

調整的方向通常是從正式到非正式，而不是相反。如果對方一直保持較正式的用語，我們也應該維持相對的正式程度，不要貿然調整為過於隨意的風格。同時，即使雙方已經建立了較為輕鬆的往來模式，在討論嚴肅或敏感議題時，適度的提高正式程度也是一種明智的作法。

4.考慮時區與文化差異

在跨國溝通時，寫「Good morning」可能剛好是對方的深夜。若不確定對方所在地，建議使用不帶時間特定性的問候，如「Hello」、「Dear」或「Greetings」，這樣會比早安、午安更為安全且得體。

「文化差異」也會直接影響對「正式程度」的期待。舉例來說，德國與日本的商業文化向來嚴謹，偏好正規的稱謂；反觀美國科技圈，風氣則相對自由開放。因此，若能先了解收件者的文化背景與溝通習慣，將有助於你精準拿捏分寸。當然，如果你對該文化不熟悉，採取「保守且適度正式」的策略，絕對是最安全的做法。

學會了得體的開頭問候，只是寫好英文信的第一步，接下來的信件內容也是關鍵之一。窩課360的《職場 Email 寫作：商業英文書信的精準表達技巧》，帶著各位從零開始建立專業寫作邏輯。不單只有單字文法，更透過三大系統化的教學，幫助大家掌握技巧：

1.掌握書信結構關鍵：

從開頭、主文到結尾，解析段落邏輯，不只學會「怎麼寫」，更懂「為什麼這樣寫」。

2.完整範例與應用句型：

提供整篇書信的實戰範例與萬用句型，能夠不再依賴網路上的破碎資訊，遇到各種情境都能靈活套用。

3.文法重點糾錯：

篩選常見的英文文法錯誤，幫助你提升英文書信的準確度。

透過這些技巧，撰寫英文信件將不再是阻礙工作的煩惱，反而能大幅提升你的溝通效率。

在全球化的今天，英文 Email 已是不可或缺的溝通工具。請記住，沒有一種英文書信開頭問候是能適用於所有情況的『萬靈丹』；關鍵在於根據對象的身分、彼此的關係以及溝通目的，做出最適切的選擇。綜合以上建議，下次寫信時，不妨再次打開這篇指南對照一下，選出一個最得體、專業的開場白，開啟一段良好的對話吧！