Dear all用法正確嗎？避免踩雷的商業信件指南

在撰寫英文信件時，選擇適當的招呼語是建立良好第一印象的關鍵。Dear、Hi、Hello 這三種常見的信件開頭用語，就像我們見面時的打招呼方式，會因為對象關係與溝通情境不一樣，而有不同程度的正式感與親切度。以下與大家說明它們的差別與適合使用的時機：

1.Dear用法

是最正式的招呼語，通常用於商業往來、正式場合或初次聯繫時。它傳達出尊重和專業的態度，特別適合與高階主管、客戶或不熟悉的對象溝通。例如：「Dear Mr. Smith」或「Dear Dr. Johnson」。

2.Hi用法

是較為輕鬆友善的用法，適合與已經建立關係的同事或合作夥伴使用。這個招呼語營造出親切、平易近人的氛圍，但仍保有基本的專業度。像是「Hi Sarah」或「Hi Team」都是常見的用法。

3.Hello用法

介於 Dear 和 Hi 之間，既不會過於正式，也不會太過隨意。當你不確定該用哪種語氣時，Hello 是個安全的選擇。它可以用於初次接觸但不需要太過拘謹的場合，例如「Hello Michael」。

以下表格整理給大家：

雖然「Dear all」在台灣職場中或非英語系國家很常看到這種用法，但其實在英語母語者眼中並不恰當。因為「Dear all」不太符合英文常用的表達方式，且容易讓信件出現公版、制式化的感覺；對於英文母語者來說，則會覺得像是中文直接翻成英文。以下將說明為什麼在正式的英文職場溝通中，應該盡量避免使用「Dear all」：

1.不符合英文慣用語法

在英文的使用習慣中，「Dear」後面通常接具體的人名或稱謂，例如「Dear John」或「Dear Mr. Smith」。將「Dear」與「all」這個不定代名詞組合，在文法上雖然不算錯誤，但對英文母語者來說，聽起來其實是不自然的。這就像中文翻譯成「親愛的全部（親愛的大家）」一樣，雖然能理解意思，但聽起來怪怪的，如果只是想和團隊討論事情，用這個詞反而會無意間拉開了大家的距離，顯得不夠親切。建議可以試試看以下用法：

• Hi everyone → 適合跨部門溝通、小組討論
• Hi Marketing Team → 直接顯示部門名稱，展現出一種「我們是一個團隊」的凝聚感
• Greetings → 禮貌且不過於冷漠，適合與客戶或外部合作夥伴

2.缺乏個人化與尊重感

Email最講究的是「個人化」，商業溝通也是。當收件人看到 Dear all，會給人一種群發信件、制式化的感覺，讓收件者覺得自己只是眾多收件人之一，可能會讓重要客戶或合作夥伴感到你對這封信件不夠用心，進而影響對你的專業印象。相反地，如果能精確地稱呼某個群體，例如「Dear OOO Marketing Team」也能展現對收件者的尊重。

3.中式英文的直翻誤區

很多時候我們用 Dear all，是因為腦中直接翻譯中文的「親愛的大家」。但在英文習慣裡，如果要表示「大家」，通常會搭配更具體的稱呼，單獨把 Dear 和 all 放在一起當作開頭，在文法邏輯上雖然沒大錯，但在母語人士眼中就是覺得「哪裡怪怪的」。像是：

• 當你想要「有禮貌地打招呼」時：
  • （X）Dear all, I hope you are doing well.（親愛的全部（親愛的大家），我希望你們都好。）
  • （O）Hi everyone, I hope you're all having a great week.（大家好，希望你們這週都過得愉快）

• 當你想要有「團隊感」時：
  • （X）Dear all, please check the report.（親愛的全部（親愛的大家），請檢查報告。）
  • （O）Hi team, please check the report.（嗨夥伴們/團隊，請檢查報告。）

既然「Dear all」不適合使用，那麼在不同情境下，我們應該如何選擇正確的開頭用語呢？以下根據常見的職場情境，為各位推薦最適當的用法：

推薦一、與客戶或合作夥伴溝通

與外部客戶確認事項、提交提案時，展現專業度是首要任務。以下我們分成兩種層面來說明：

• 初次聯繫：
  • 若知道對方姓名，請務必使用最正式的寫法「Dear Mr./Ms. + 姓氏」 例如：Dear Ms. Lin。
  • 若信件對象為多位客戶代表，建議使用 Dear [ Company Name ] Team（親愛的某公司團隊）會比 Dear valued clients 更具針對性與溫度。

隨著合作默契增加，我們可以適度調整為較輕鬆的 Hi [ First Name（名字）] 例如：Hi Jason。

這不僅維持專業，更能拉近彼此距離。不過人與人之間的熟悉感需要時間累積，建議初次接觸時先保持適度的禮貌距離。

• 已建立關係：

推薦二、客服回覆信件

客服信件的目標是讓客戶感到「被重視」與「被理解」。以下 3 種情境給大家參考：

直接稱呼客戶名字，能有效降低制式回覆的冰冷感。

如：Dear John 或 Hello Sarah

• 最佳做法：

若缺乏客戶資訊，這類較輕鬆的場合，避免使用過於生硬的詞彙。

建議使用 Dear Customer 或 Hi there

• 未知姓名時：

• 特殊情境：
  • 若是回覆客訴或處理問題，建議使用Dear [ Name ] 搭配誠懇語氣，展現解決問題的誠意
  • 若是感謝信，可以使用 Thank you for contacting us 作為開場，直接表達謝意。

推薦三、求職或職涯發展信件

求職信件是最需要謹慎處理的類型之一，因為這會直接影響雇主對我們的第一印象。以下 3 種方式提供給大家：

請盡最大努力找出收件人的姓名，使用 Dear Mr./Ms. [Surname（姓氏）]或Dear [Job Title（職稱）] [Surname（姓氏）]

例如：

• 最佳寫法：
  • Dear Mr. Lin, (親愛的林先生)
  • Dear Hiring Manager Huang, (親愛的招募經理黃先生/小姐)

若無具體姓名，則可以使用 Dear Hiring Manager（親愛的招募經理）是最安全且專業的選擇；或是針對特定部門，如：Dear Recruitment Team（招募團隊）等。

• 通用寫法：

請一定避免使用 To whom it may concern，這個用法在現代職場中顯得過時且缺乏誠意，容易讓人覺得這是一份「海投」的履歷。

• 踩雷提醒：

推薦四、內部團隊或部門溝通

公司內部的溝通講求效率與團隊氛圍，語氣可以相對輕鬆，但仍需保持職場禮儀。舉例來說：

Hi Team 或 Hi Everyone 是最通用且不出錯的選擇。

若是跨部門溝通，明確指出部門名稱會更清晰，例如：Hi Marketing Team。

• 團隊群組信：

• 日常與緊急區隔：

  • 日常通知：可加上問候語增加親切感

    如：Good morning Team。

  • 緊急公告：建議直接切入重點，讓資訊傳遞更具時效性，使用 Team, please note...（團隊請注意...）

推薦五、正式商業往來或高階主管

當我們需要與公司高層、重要客戶或商業夥伴溝通時，建議使用完整的稱謂，例如：

例如：Dear Dr. Jobs 或 Dear Mr. Thomas

除非對方明確表示，否則避免直接稱呼名字或使用 CEO 加名字的非正式組合。

（O）Dear Mr. Thomas

（X）Dear CEO Thomas

（X）Dear Jason

• 個人稱呼：使用完整的頭銜與姓氏
• 群體稱呼：若發信給管理階層，可使用 Dear Board Members（尊敬的董事會成員）或 Dear Executive Team（各位經營團隊成員）。

此類型的信件內容務必精簡有力，發送前建議多次檢查語氣是否得體，並確保主旨與訴求清晰明確。

除了使用對的開頭招呼語，撰寫商業信件時還有其他重要細節需要注意。以下5個重要提醒提供給大家，讓各位可以寫出更專業的英文信件。

1.確認收件者姓名拼寫與稱謂

這是最基本卻也最容易出錯的地方。在按下傳送鍵前，請務必再三檢查對方的姓名拼法與稱謂（Mr./Ms./Dr.）是否正確。拼寫錯誤不僅顯得粗心，更可能讓對方感到不受尊重。

若不確定對方的性別或偏好稱謂，建議直接使用全名（例如：Dear Isaac Thomas）或職稱搭配姓氏（例如：Dear Manager Jordan），這是最安全且得體的做法。

2.主旨欄位要清楚具體

主旨是對方決定「要不要點開信件」以及「優先處理順序」的關鍵。模糊的主旨容易被忽視，甚至被誤判為垃圾郵件。

請避免僅使用 "Question" 或 "Hello" 這類空泛的詞彙，一個好的主旨應能讓對方在 3 秒內掌握信件重點，如以下範例：

• 修改前：Meeting
• 修改後：Meeting Agenda : Q4 Marketing Budget（Q4 行銷預算會議議程）

3.內容架構應邏輯清晰

商務人士的時間寶貴，一封優秀的信件應該具備「讓對方快速抓到重點」的體貼，建議採用以下架構撰寫：

• 開場：直接說明寫信目的。
• 主體：補充細節或提供必要資訊。若內容較多，請善用條列式或編號來呈現，提升閱讀體驗。
• 結尾：明確的行動呼籲。

4.精準拿捏信件語氣

商業溝通講求「不卑不亢」，即使需要催促進度或表達不同意見，也應保持禮貌與專業。

• 建議用法：多使用委婉語氣，如：「Could you please…」 或 「I would appreciate if…」 代替直接的命令句。
• 注意事項：適度的感謝像是「Thank you / Appreciate your time」，都能讓溝通更順暢，但過度的客套或頻繁道歉，反而會削弱專業的立場與說服力。

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5.收尾要明確並附上聯絡方式

英文信件結尾不應草草了事，請清楚告知對方期待的下一步。例如："I look forward to your reply by Friday"（期待在週五前能收到回覆）或 「Please let me know if you need any clarification」（如有疑問請讓我知道）。

此外，也要選擇合適的結尾敬語像是「Best regards」 或「Sincerely」等，並設定好自動簽名檔，包含全名、職稱、公司名稱與聯絡電話，方便對方在緊急時能透過其他管道聯繫我們。

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與其在網路上拼湊破碎的資訊，不如一起透過系統化的學習，一次掌握職場溝通的精髓吧！

綜合整篇內容，相信大家已經明白為什麼在現代職場中，我們建議少用 Dear all，並學會了如何根據不同對象靈活運用 Hi Team 或 Dear Hiring Manager 來展現得體與禮貌。英文商業書信不僅是溝通的工具，更是個人專業形象的延伸。從精準的開頭招呼語，到清晰的主旨與邏輯架構，每一個小細節都在替你的職場表現加分，寫好一封信需要的不只是單字量，更是對「溝通」的細微觀察喔！